Profil-Import via CSV

Neben der manuellen Registrierung und einen Import via LDAP/AD bietet Just Social auch den CSV-Import zur Neuanlage und zum Update von Profilen an.

Importdatei

Eine Beispielmusterdatei findest du am Ende der Seite oder hier.

Beim Aufbau und dem Befüllen der CSV gilt folgendes:

• Die mit * markierten Spalten sind Pflichtangaben.
• Die E-Mail-Adressen der Personen werden als eindeutige IDs verwendet. Dadurch kommt es zu weniger menschlichen Fehlern beim Import. WICHTIG: Wenn sich die E-Mail-Adresse einer Person ändern sollte, muss diese als erstes über Just auf dem Profil der Person geändert werden (in den Kontoeinstellungen im Hintergrund). Dies kann die Person selber und die Systemadmins. Wird das Profil der Person dann noch einmal importiert, muss beim Import ihre neue E-Mail-Adresse angegeben sein. Wird die E-Mail-Adresse nicht zuerst auf dem Profil in Just geändert, wird für die neue E-Mail-Adresse ein neues Profil importiert. 
• Die Spalten von "department" bis "description" sind Felder, die auf dem Profil eines Accounts vorhanden sind und über den Import befüllt werden können. Die Felder können, müssen aber nicht importiert werden. Wenn die Daten nicht importiert werden, können die Personen die Daten manuell in Just Social befüllen. Bitte teile uns mit, welche Felder/Spalten über den CSV Import gesteuert werden sollen.
• Über die Spalte "blocked" können Personen beim Import als "gesperrte Personen" importiert werden. Blockierte/gesperrte Personen verbrauchen keine Lizenzen und können sich nicht einloggen (das ist z.B. sinnvoll wenn Personen das Unternehmen verlassen haben).
• Über den CSV-Import können Personenprofile NICHT gelöscht werden!
• Bei der Spalte "usergroups" können die People-Gruppen angegeben werden, in denen die Person Mitglied werden soll. Du kannst hier die jeweiligen IDs der Gruppen kommasepariert eintragen. Um die ID herauszufinden, rufst du die Gruppe in Just People auf und kopierst dir die Buchstaben-Zahlen-Kolonne hinter "USER_GROUP%2C". Bei https://testsubdoamin.just.social/toro/resource/html#/people/groups/USER_GROUP%2C7151249c-2368-a503-b1da-4ta2d2ga8947 wäre es z.B. 7151249c-2368-a503-b1da-4ta2d2ga8947.
• Um eine Person wieder aus People-Gruppen zu entfernen, werden die IDs der Gruppen in der Spalte "removed usergroups" kommasepariert eingetragen.
• Unterstützt wird CSV UTF-8-Kodierung.
• Die Spaltenüberschriften müssen wie in der Beispieldatei erhalten bleiben.

Wichtig: Sofern die Profilfelder von "department" bis "description" auch mit dem Just Profil verbunden werden, werden diese Werte immer überschrieben, sofern die Person erneut importiert wird. Dabei werden auch leere Werte importiert, wodurch gegebenenfalls Werte in Just gelöscht werden.

Separate, eindeutige IDs statt E-Mail-Adressen

Wenn die Problematik durch das Ändern von E-Mail-Adressen umgangen werden soll, bietet sich die Verwendung einer separaten, eindeutigen ID an. Sie kann aus Ziffern und lateinischen Buchstaben bestehen. Sofern ihr eine unveränderliche Personalnummer intern einsetzt, eignet sich diese dafür auch ideal. Sofern der Name und/ oder die E-Mail-Adresse einer Person geändert werden, bleibt sie weiterhin mit dem selben Account verbunden, sofern die ID identisch bleibt.

Bitte melde dich, wenn ihr eine solche separate, eindeutige ID verwenden wollt, wir richten diese dann für euch ein.

Wie erhalten Personen ihr vom System vergebenes Initial-Passwort?

1. Automatische E-Mail an neu angelegte Personen

Es besteht die Möglichkeit, eine Begrüßungsmail an neu angelegte Personen zu verschicken. Dieser E-Mail-Text ist anpassbar. Sofern du eine entsprechende Begrüßungsmail verwenden möchtest, gib uns bitte kurz Bescheid und übersende uns den von euch gewünschten Inhalt.

Hinweise: Die Begrüßungsmail wird automatisch und einmalig direkt beim (ersten) Import versendet, ein späterer Versand ist nicht möglich.

Vorlage für den Betreff der Mail, Vorlage für den Body-Text der Mail

2. Download der Passwörter als CSV

Ihr könnt als Admins ganz einfach eine CSV mit den erstellten Initial-Passwörtern herunterladen.
Öffnet dazu die Admin-App, dann klickt links auf den "Werkzeugkoffer", dann auf Systemfunktionen (Import/Lizenz) und dann auf Download CSV der erstellten Accounts. Die Passwörter könnt ihr dann manuell an eure Nutzer*innen verteilen.

3. Passwort-vergessen-Link

Die dritte Alternative ist, dass ihr euren Nutzer*innen zum Livegang den Passwort-vergessen-Link eurer Seite mitteilt (diesen nennen wir euch gerne, er ist für alle Personen gleich). Dann können sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse direkt beim ersten Login ein neues Passwort erstellen.

Bestätigung von rechtlichen Vereinbarungen

Wir können Just Social so konfigurieren, dass importierte Personen beim erstmaligen Login rechtlichen Vereinbarungen (Datenschutzbestimmungen, AGB etc.) zustimmen müssen. Erst nach der Zustimmung können sie die anderen Seiten aufrufen. Bitte teile uns mit, ob dies gewünscht ist. Zudem benötigen wir die entsprechenden Texte dazu (Datenschutzbestimmungen etc.). Bitte schicke uns diese mit validen HTML-Auszeichnungen.

Starten des Imports

Wie starte ich einen CSV-Import?