Profil-Import via CSV

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Neben der manuellen Registrierung und einen Import via LDAP/AD bietet Just Social auch den CSV-Import zur Neuanlage und zum Update von Profilen an.

Importdatei

Eine Beispielmusterdatei findest du am Ende der Seite oder hier.

Bei dem Aufbau und dem Befüllen der CSV gilt folgendes:

  • Die mit * markierten Spalten sind Pflichtangaben.
  • Ab Version 11.12.x: Die Mail-Adressen der Nutzer werden als eindeutige IDs verwendet. Dadurch kommt es zu weniger menschlichen Fehlern beim Import. WICHTIG: Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Nutzers ändern sollte, muss diese als erstes über Just auf dem Profil des Nutzers geändert werden. Dies oft der Nutzer selber und darüber hinaus können dies System-Administratoren. Wird das Profil des Nutzers dann noch einmal importiert, muss beim Import seine neue Mail-Adresse angegeben sein. Wird die Mail-Adresse nicht zuerst auf dem Profil in Just geändert, wird für die neue Mailadresse ein neues Profil importiert. 
  • Die Spalten von department bis description sind Felder, die auf dem Profil eines Accounts vorhanden sind und über den Import befüllt werden können. Die Felder können, müssen aber nicht importiert werden. Wenn die Daten nicht importiert werden, können die Nutzer die Daten manuell in Just Social befüllen. Bitte teile uns mit, welche Felder/Spalten über den CSV Import gesteuert werden sollen.
  • Über die Spalte blocked können Nutzer beim Import blockiert werden. Blockierte Nutzer verbrauchen keine Lizenzen und können sich nicht einloggen (das ist z.B. sinnvoll wenn Nutzer das Unternehmen verlassen haben).
  • Bei den Spalten memberships, recommended subscriptions und passive subscriptions müssen die IDs der entsprechenden Seiten komma-separiert eingetragen werden, z.B. 1,4,5 Die ID einer Seite erfährst du über deren URL. Wenn du den entsprechenden Newskanal aufrufst, steht die Zahl am Ende der URL.
  • Über memberships werden die Nutzer zu Mitglieder der entsprechenden Seiten.
  • Über recommended subscriptions können den Nutzer Abos auf die entsprechenden Seiten gegeben werden. Diese Abos können die Personen aber wieder abwählen.
  • Über passive subscriptions werden Pflichtabos vergeben. Diese Abos können die Nutzer nicht mehr abwählen.
  • Bis einschließlich Version 11.10.x von Just Social muss die Datei unbedingt UTF-8 kodiert sein. Ab Version 11.11.x von Just Social wird auch die "Excel-Kodierung" namens "1252: Westeuropäisch (Windows)" unterstützt.
  • Die Spaltenüberschriften müssen wie in der Beispieldatei erhalten bleiben.
  • Für die Bearbeitung der CSV-Import-Datei empfehlen wir das frei erhältliche Programm LibreOffice. Das ist eine freie Zusammenstellung typischer Standardsoftware, die auf folgender Website kostenlos zur Verfügung gestellt wird: de.libreoffice.org/. Auch der gängige Windows Editor eignet sich für die Bearbeitung der Datei.
    Ab Just Social 11.10.x können die CSV-Import-Dateien auch direkt in Excel bearbeitet und gespeichert werden. Die Dateien müssen aber immer als CSV-Datei gespeichert werden.

Sofern die Profilfelder von department bis description auch mit dem Just Profil verbunden werden, werden diese Werte immer überschrieben, sofern der Nutzer erneut importiert wird. Dabei werden auch leere Werte importiert wodurch ggfls. Werte in Just gelöscht werden.

Separate, eindeutige IDs statt E-Mail-Adressen

Wenn die Problematik durch das Ändern von E-Mail-Adressen umgangen werden soll, bietet sich die Verwendung einer separaten, eindeutigen ID an. Dies kann zum Beispiel eine immer gleich bleibende Mitarbeiternummer sein. Sofern der Name und/ oder die Mailadresse eines Nutzers geändert werden, bleibt er weiterhin mit dem selben Account verbunden, sofern sich die ID identisch bleibt.

Bitte melde dich, wenn ihr eine solche separate, eindeutige ID verwenden wollt, wir richten diese dann für euch ein.

Solche IDs dürfen immer nur einmal vorhanden sein und müssen immer derselben Person zugewiesen werden. Es handelt sich also um eine eindeutige ID. Sie kann aus Ziffern und lateinischen Buchstaben bestehen. Sofern ihr eine unveränderliche Personalnummer intern einsetzt, eignet sich diese dafür auch ideal.

Mail an neu angelegte Nutzeraccounts

Es besteht die Möglichkeit, eine Begrüßungsmail an neu angelegte Nutzer zu verschicken. Dieser Mailtext ist anpassbar. Sofern du eine entsprechende Begrüßungsmail verwenden möchtest, gibt uns bitte kurz Bescheid und übersende uns den von euch gewünschten Inhalt.

Vorlage für den Betreff der Mail, Vorlage für den Body-Text der Mail

Bestätigung von rechtlichen Vereinbarungen

Wir können Just Social so konfigurieren, dass importierte Nutzer bei dem erstmaligen Login rechtlichen Vereinbarungen (Datenschutzbestimmungen, AGB etc.) zustimmen müssen. Erst nach der Zustimmung können sie die anderen Seiten aufrufen. Bitte teile uns mit, ob dies gewünscht ist. Zudem benötigen wir die entsprechenden Texte dazu (Datenschutzbestimmungen etc.). Bitte schicke uns diese mit validen HTML-Auszeichnungen.

Starten des Imports

Wenn der Import eingerichtet ist, kann er folgendermaßen gestartet werden:

  1. Klick oben rechts auf dein Profilbild
  2. Wähle "Systemfunktionen"
  3. Klick auf "Upload CSV Importdatei"
  4. Wähle die Datei aus
  5. Klick auf "OK"

Die Datei wird importiert und nach kurzer Zeit wird ein kleiner Statusbericht angezeigt.

 

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